3 claves para que tu Pyme entre en la digitalización

Todos los días escuchamos conceptos como “ Business Intelligence, Big Data, IoT, Analítica de Datos, ERP, CRM”. Para muchas empresas, en particular las Pymes, estos términos siguen “asustando”, por diferentes razones.

Por un lado, la falta de recursos económicos y humanos paralizan la inversión en las plataformas y herramientas tecnológicas que están revolucionando, de forma tan rápida, no solo los procesos y modelos de negocios propios de las empresas sino que también a las personas y a la sociedad en general.

Por el otro lado, este “miedo a la tecnología” se debe directamente a la falta de visión por parte de la Dirección que, independientemente de los recursos disponibles, no comprende la importancia de la digitalización de su empresa en un entorno global tan cambiante y competitivo como el actual. La mentalidad de entrar a la digitalización debe partir siempre de las cabezas de nuestra empresa y así permear al resto del equipo.

Está claro que cada Pyme es un mundo, con sus fortalezas, debilidades, personas y recursos, sin olvidar que tampoco es necesario implementar todo tipo de herramientas tecnológicas. El primer paso fundamental es entender las problemáticas particulares de la empresa y así, elegir la solución que mejor se adapte.

Casi la totalidad de las Pymes de Colombia que constituyen un grupo productivo del país, no pueden quedarse atrás en la implantación de los software ERP de gestión.

También es de vital importancia la integración entre diferentes plataformas, esto parece representar la dificultad más grande a la cual se enfrenta una Pyme que decide dar el paso hacía la automatización y sincronización de todos sus procesos, además del esfuerzo soportado en la previa fase de selección de los sistemas más adecuados.

La inversión en términos económicos y humanos es considerable, sobre todo para aquellas Pymes que no disponen de un departamento técnico especializado y que, por lo tanto, se ven obligadas a designar en este proyecto trabajadores que no tienen los conocimientos técnicos requeridos y que por lo tanto necesitan formación específica y/o el soporte y apoyo continuo de un proveedor tecnológico especializado.

El personal involucrado, aparte de tener una adecuada formación, debe poseer suficientes conocimientos para entender las necesidades de los distintos departamentos y las soluciones que ofrecen las plataformas a integrar.

En muchas ocasiones, además, dicha integración es más complicada de lo previsto, debido a que los sistemas a implantar, por ejemplo el ERP y el CRM, no pertenecen al mismo proveedor y, por lo tanto, hay que gestionar el traspaso de información entre diferentes sistemas (se habla más propiamente de conexión por interfaz más que de integración).

En estos casos, es muy importante comprender en profundidad todos los pasos a seguir para sus correctas implantaciones. Entre ellos, la generación de una base de datos intermedia para intercambiar la información; la creación de vistas o procesos de traspaso automatizados donde los datos van fluyendo entre el ERP, el CRM y eventuales dispositivos; la realización de los ajustes necesarios.

Gracias a un uso conjunto y complementario de ERP y CRM, la empresa y su equipo comercial podrán gestionar sus clientes de forma más rápida, sencilla, focalizada y automática, generando un incremento considerable de las ventas.

Conclusiones

Pensando a futuro, las cadenas de suministros son cada vez más complejas y se desarrollan en un entorno global muy competitivo, donde una gestión ágil, eficaz y en tiempo real de la información generada, en cualquier momento y lugar, juega un papel fundamental.

Los softwares y plataformas especializadas, dedicadas al control y gestión de los procesos y operaciones de las empresas, permiten obtener una gestión de este tipo y representan sin dudas un elemento importante hacía la digitalización empresarial.

Si eres una Pyme caracterizada por escasos recursos humanos y que decide “perder el miedo” a la tecnología, debes siempre tener en cuenta los siguientes aspectos si no quieres morir en el intento.

3 claves

Primero, difundir una cultura innovadora en todos los niveles de la empresa, en particular en las altas direcciones. Innovadora en el uso de la tecnología y en la puesta en marcha de herramientas que, aunque al principio parezcan solo un gasto, a lo largo del tiempo se transformarán en ventajas competitivas.

Segundo, disponer de personal interno cualificado que siga todos los pasos de la implantación, integración y sincronización de las distintas aplicaciones que se decide instalar. Personal que, en algún momento, tendrá que formar a su vez trabajadores de otros departamentos (comerciales, administrativos, etc.) sobre el uso correcto y eficaz de las herramientas implantadas.

Tercero, establecer una relación de confianza, transparencia y completa colaboración con los proveedores tecnológicos elegidos. Ya sea un único proveedor que ofrece soluciones integradas, o sean varios, cada uno especializado en cierto tipo de software, es fundamental que la relación instaurada sea de partners a largo plazo.